Module Finances

L’outil de facturation de Scolaris Basic

Disponible avec les modules Scolaris Basic

Le module Finances permet de facturer et de contrôler la facturation dans les modules de Scolaris Basic comme École de musique, Cours, Salles et Documents. Travaillez-vous déjà avec un logiciel de comptabilité ? Pas de problème ! Grâce à nos différentes interfaces, vous pouvez transférer les données du débiteur de Scolaris directement dans l’autre logiciel.

Pour créer des factures à partir des différents modules de Scolaris Basic, le module Finances est nécessaire. C'est là que sont effectués tous les réglages des bulletins de paiement, des QR-factures, ainsi que la gestion des comptes débiteurs.

Facturation et relance en fonction de vos besoins dans votre mise en page

Avec le module Finances, vous pouvez créer automatiquement des factures à partir de tous les modules Scolaris selon la période comptable définie par votre école. Il peut s'agir de frais d’écolages, de cours hors-cadre, de location d’instruments ou encore de locations de salles.

La mise en page des factures et des bulletins de versement électroniques peut être facilement personnalisée. Une fois le modèle crée, les factures sont générées en un simple clic.

Le suivi de la facturation se fait en toute simplicité grâce aux divers filtres de statut de paiement. Le filtre « débiteurs en cours » permet d’établir rapidement des rappels avec des textes standards ou personnalisés.

Les notes de crédit sont facilement importées par voie électronique depuis la poste ou de la banque. En outre, ce module vous offre un contrôle budgétaire et financier intégré ainsi que la gestion des rémunérations.

Les données du module Finances peuvent être transférées vers votre logiciel comptable grâce à nos diverses interfaces existantes, par exemple SAP, Abacus ou Sage.

Plusieurs rapports automatisés sont disponibles, tels que des journaux de factures et de rappels, des listes de clients et de notes de crédit, des pièces comptables ainsi que des copies de factures.

Les principales fonctions du module

Création automatique de factures à partir de tous les modules
Facturation automatique par BVR et/ou QR-facture par élève ou par groupes d’élèves prédéfinis
En-tête des factures personnalisé
Divers rapports d’impression : copies de factures, de documents d'expédition, de listes de clients et de notes de crédit
Gestion intégrée des comptes débiteurs avec filtres
Importation de fichiers de paiement électronique avec rapprochement automatique des débiteurs
Système de rappel avec texte standard ou personnalisé
Débiteurs exportables vers plusieurs logiciels comptables (par exemple VRSG, SAP, Abacus, GeSoft, GemoWin, Sage)
Contrôle budgétaire et financier intégré et gestion des rémunérations

Facturation moderne avec la QR-facture

Dans le cadre de l'harmonisation du trafic des paiements en Suisse, la QR-facture a été introduite en été 2020. Avec Scolaris, vous pouvez désormais passer à la facturation à la carte et envoyer vos factures de la manière la plus moderne.

Vous décidez en fonction des spécifications de facturation si vous générez la facture avec le code QR ou non : par exemple, votre école de musique passe à la QR-facture mais les bulletins de versement classiques sont toujours utilisés.

Que dois-je faire pour utiliser la QR-facture ?

Il faut que vous utilisiez le module Finances de Scolaris. Si cette condition préalable est remplie, les cinq étapes suivantes vous mèneront à la QR-facture:

Commande du suplément "QR-facture" en nous contactant à l’àdresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou par téléphone au +41 62 832 60 32.
Installation du logiciel par PMI.AG sur les ordinateurs à partir desquels les QR-factures seront imprimées.
Introduction à l’utilisation du logiciel et définition des champs nécessaires à la facturation. Si une référence QR est utilisée, le QR-IBAN doit également l’être. Celui-ci doit être obtenu auprès de votre établissement financier.
Test auprès de votre établissement financier avant de procéder à la première facturation pour éviter d’éventuels frais inutiles.
Création de vos factures QR et envoi à vos débiteurs.

Avantages en tant qu'émetteur de factures

Moins d’opérations manuelles
Impression des factures QR sur papier blanc (en tenant compte de la perforation)
Traitement des factures simplifiée : saisie simple et sécurisée des données de paiement figurant dans le code QR par les lecteurs et les smartphones
Prise en charge des paiements numériques (e-banking, TWINT, eBill) et des paiements par courrier ou au guichet postal